Im gewerblichen Bereich werden Computer eingesetzt, um Arbeitsablaufe zu optimieren und bestimmte Tätigkeiten überhaupt erst zu ermöglichen. Falsches Sparen bei der EDV kann jedoch teuer werden. Auf jedem Computer häufen sich z.B. mit der Zeit alte, evtl. nicht mehr benötigte Daten. Beim Löschen sollte aber hier die wirtschaftliche Verhältnismäßigkeit beachtet werden. Untersuchungen ergaben nämlich, dass das Auffinden, Überprüfen und anschließende Löschen alter Daten durch die Mitarbeiter unter Berücksichtigung des Zeitaufwandes ca. 1000 Euro je Gigabyte kostet. Da ein Gigabyte auf der Server-Festplatte dagegen nur noch ca. 1 Euro kostet, ist eine Plattenerweiterung weit günstiger, als jede Löschaktion.
Die Fachhochschule Berlin ermittelte in einer Studie, dass das Wiederauffinden eines einzigen Dokuments im Büro durchschnittlich 1,91 Euro kostet. Pro Jahr geben deutsche Unternehmen so mehrere Milliarden Euro für Ablage, Verwaltung und Rückgriff auf bereits erzeugte Dokumente aus. (lt. Unternehmermagazin "impulse", April 2001).
Papiergebundene Dokumente können heute auf einfachem Weg in einem elektronischen Format gespeichert oder verteilt werden. Bei den heutigen geringen Kosten für Speichermedien und Scanner können durch das „papierlose Büro“ schnell erhebliche Einsparpotentiale im Arbeitsablauf erreicht werden.
Elektronisch gespeicherte Firmen- u. Geschäfts-Informationen wie z.B. Qualitätshandbücher oder interne Richtlinien und Vorlagen sind für alle berechtigten Mitarbeiter immer sofort verfügbar und gewährleisten, dass alle jederzeit den gleichen Informationsstand haben. Bei Aktualisierungen müssen nicht mehr zeit- und kostenintensiv Papierdokumente in allen betroffenen Abteilungen ausgetauscht werden. Elektronisch gespeicherte Dokumente können schneller u. einfacher innerhalb des Hauses verteilt werden, als mit der Hauspost. Im externen Kundenverkehr ist das Versenden von gescannten Dokumenten als Dateianhang (PDF oder TIF) in E-Mails heute schon fast alltäglich.
Veröffentlichung am 23.10.2007 in der Wilhelmshavener Zeitung.