Bereits im Herbst/Winter 2009 haben wir einige sehr erfolgreiche Veranstaltungen zu dem Thema elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement (DMS) durchgeführt. Dabei wurde gezeigt, welchen Nutzen die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems für ein Unternehmen bringt und welche Anforderungen die Finanzbehörde (GdPDU) zukünftig an das Unternehmen stellt. Viele Unternehmen zögern aus verschiedenen Gründen Dokumente zu digitalisieren. Als Gründe werden genannt:
- Kompliziert zu bedienende Technik
- Hoher Arbeitsaufwand für das Scannen und Ablegen der Dokumente in ein DMS
- Hohe Investitionskosten
- Zu kleines Unternehmen
Dass diese Vorurteile heute nicht mehr zutreffen, wollen wir Ihnen auf der "DMS-Praxistagung“ zeigen. Durch die Skalierbarkeit der DMS-Systeme kann die Einführung schrittweise und kundenspezifisch erfolgen, sodass ein DMS auch bei klein- und mittelständischen Unternehmen effektiv eingesetzt werden kann. Das System passt sich an Ihren Geschäftsprozess hautnah an und optimiert die Geschäftsabläufe. Dadurch werden Zeit und Kosten gespart.
Am Beispiel des Geschäftsprozesses „Rechnungseingang“ werden wir Ihnen die Möglichkeiten eines weitestgehend automatisierten Ablaufs – vom Briefeingang, über die Freigabe, die automatische Buchung und Kostenstellenzuordnung, bis zum Steuerberater – demonstrieren. Dabei werden sogar noch nicht bekannte Rechnungsformulare vom selbstlernenden System erkannt.
Die Praxis kennt die Lösung.
Wir präsentieren Ihnen Lösungsansätze aus der Praxis rund um die Themen Dokumentenmanage-ment, Prozessoptimierung, automatische Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten. Dabei zeigen wir Ihnen in einer Multimediadarstellung den automatisierten Prozess einer Eingangsrechnungsverarbeitung. Der Prozess erstreckt sich über Scannen, automatische Klassifizierung, Freigabe durch den Sachbearbeiter und Übertragung der buchungsrelevanten Daten in ein DATEV-System und Erzeugung einer DTAUS-Datei.
Um die Anforderungen der Finanzbehörden im Falle einer Steuerprüfung darzulegen, werden Herr Thorsten Peiler, Steuerberater und Frau Birte Koriath, Dipl. Finanzwirtin (FH) vom Finanzamt Bremen, in einem Dialog erklären, wie sich ein Unternehmen auf eine Steuerprüfung und auf die kommenden Anforderungen des Finanzamtes vorzubereiten hat.
| Zeit | Thema | Referent / in |
| 09:00-09:15 | Begrüßung und Moderation | Herr Wolfgang Fischer, NWBC |
| 09:15-10:00 | Was ist ein Dokumenten Management System (DMS) und wo sind die Vorteile? |
Herr Wolfgang Fischer, NWBC |
| 10:00-10:45 | Der vollautomatisierte Geschäftsprozess am Beispiel "Rechnungseingang" - vom Posteingang bis zum Steuerberater |
Herr Steffen Leonhardt, Buisness Developer ELO Digital Office GmbH |
| 10:45-11:15 | Kaffeepause | |
| 11:15-12:45 | Der Mandant zwischen Steuerberater und Finanzamt | Herr Thorsten Peiler, Steuerberater WSW Steuerberatungsgesellschaft mbH Wilhelmshaven ( Sande / Jever Birte Koriath, Dipl. Finanzwirtin (FH) Finanzamt Bremen |
| 12:45-13:45 | Mittagspause (Ein kleiner Imbiss wird gereicht) | |
| 13:45-14:30 | Multimediavorführung des Ablaufes eines Geschäftsprozesses am praktischen Beispiel: "Rechnungseingang" (Posteingang->Sachbearbeiter->Geschäftsführung->Finanzbuchhaltung-> DATEV-Terminal->DATEV-Steuerberater) |
Herr Murat Durmus, Geschäftsführer Durmus IT Consulting & Solution |
| 14:30-15:00 | Kaffeepause | |
| 15:00-15:30 | Warum müssen Emails elektronisch archiviert werden und wie kann die Lösung dazu aussehen? |
Birte Koriath, Dipl. Finanzwirtin (FH) Finanzamt Bremen Herr Steffen Leonhardt, Buisness Developer ELO Digital Office GmbH |
| 15:30-16:00 | Notwendige sichere Systemumgebung und Infrastuktur | Herr Rainer Kuhlmann, Geschäftsführer Selos Informationssysteme GmbH |
| 16:00-16.15 | Investitionskosten und Einsparpotential | Herr Wolfgang Fischer, NWBC Herr Rainer Kuhlmann, Selos |
| 16.15-16:30 | Fragen, Ende der Veranstaltung |